¿Eres de los que cada mes se le pierden varias toneladas de materia prima? ¿De los que al reportar la información tienes que hacer ajustes importantes en los estados financieros de la empresa producto de las desviaciones en tus inventarios? ¿Sabes cuánto dinero se ha perdido por ese tipo de prácticas sin saber el origen de los faltantes y pone en riesgo tu permanencia en la empresa? ¿Te has preguntado cuáles son los factores principales que influyen en esa variación y sus riesgos?

En este blog analizaremos juntos cuestiones involucrados con un control de inventarios que es adecuado para las empresas, variables que quizá no habías considerado y otros factores adicionales que ayudaran a tener una idea clara de la importancia de mantenner una contabilización clara y precisa.

¿Qué es el control de inventario?

La gestión de inventarios es el proceso de evaluación de existencias en cualquier empresa. Al adquirir conocimiento de los activos de una empresa se puede entender su flujo de información. El control de inventario incluye un proceso de gestión de existencias que incluye el registro de la adquisición y venta. Las empresas deben poseer existencias mínimas para prestar el servicio y determinar el punto de pedido al comienzo de la entrega del pedido. Por lo tanto, es posible que las mercancías que entran y salen del almacén sepan lo que está disponible.

Sistemas de control de inventarios

Aunque utilizar software de control de inventarios puede ser una solución efectiva puede ser que en el proceso de la contabilizacion existan variables que no se tomen en cuenta a la hora de realizar este tipo de procesos.

Existen materias primas que deben de contar con variables especificas como húmedad, volumen, compactación de material. Más adelante en este blog se explica como estas variables que no controlamos completamente pueden afectar al conteo de nuestro stock.

Es por imprescindible saber exactamente cual es el mejor sistema que podemos utilizar de acuerdo a nuestro caso y el tipo de producto que tenemos en almacenamiento.

Control de inventarios en una empresa

M‍antener un control de inventarios de un almacén para tener un recuento exacto de las existencias de nuestro inventario físico debe ser una prioridad para todas las empresas.

Debemos de tomar en cuenta que un sistema de control de inventario de las mercancías que se tienen en stock en los almacenes del negocio puede variar de acuerto al tipo de materias primas que se utilicen o la mercancía que se distribuya.

¿Por qué hacer un control de inventario?

En la gestión del inventario, debe ser una prioridad reducir los costos y ofrecer un excelente servicio al cliente. La gestión de un inventario óptimo es crucial para la rentabilidad del negocio. Esto se debe a que las fallas de stock pueden causar retraso o reclamación del cliente. Sin embargo, no hay buenas razones para el exceso de existencias porque es caro, además de hacer que las mercancías sean obsoletas.

¿Cada cuánto hacer el control de inventario?

El mantenimiento del inventario debe realizarse a intervalos periódicos, pero varía según factores como la disponibilidad del producto, el almacén o el tamaño del operador. Puede regularse periódicamente (por ejemplo, trimestral, anual o mensual), y requerirá que toda la fuerza laboral se contrate durante un día y la operación del almacén podría verse interrumpida. En algunos casos se pueden encontrar errores ya que no son un trabajo manual. Es posible realizar inventarios periódicos.

La importancia del stock en un almacén

Para alcanzar estos objetivos, la acumulación de existencias también debe evitar la escasez de productos y su uso. Para que la empresa pueda trabajar en esta estrategia, el stock debe mantenerse para que el producto sea comprado. En tercer lugar, el almacenamiento permite la disponibilidad del producto. Y es que si una acción se rompe en exceso de acciones que afectaría a su competencia.

Este es un stock o existencias de una materia prima para satisfacer la necesidad de los clientes

Costes de la gestión del stock en almacén

Entre otras variables que son importantes a la hora de evaluar las existencias de un almacén están el costo de la gestión de las existencias y el impacto en los beneficios. 4. Diferentes tipos de acciones tienen diferentes estructuras de costos.

Variables en la gestión de stock

La gestión de las existencias consiste en organizar los flujos de existencias dentro de un almacén. Tiene un impacto significativo en el rendimiento de las empresas. El objetivo debe ser disponer de existencias suficientes para que la empresa pueda satisfacer la demanda de los clientes de manera competente y, en el mejor de los casos, con los costes posibles para la empresa. El control de los inventarios en los almacenes depende en parte de variables como las siguientes:

Algunos de los factores mas importantes son:

Basculas

Éste es uno de los factores sobre el que tenemos mayor control ya que con un correcto mantenimiento y calibración por parte del proveedor o el área de instrumentación podemos mantener una medida exacta de las entradas y salidas de material.

Otro de los factores que pueden influir dentro del tema de básculas es la correcta medición y registro de los vehículos de carga con su tara o caja vacía antes de ser cargado.

Humedad

Este es probablemente el factor más difícil de medir debido a los cambios de su condición a través del tiempo influenciados por el tipo de almacenaje y la temperatura.

La humedad se refiere a la cantidad de agua tanto en el interior del material en los espacios vacíos del montículo.

Dicha humedad puede variar por las temperaturas así como por las condiciones de almacenamiento ya sea en bodegas, silos, bunkers o al exterior.

La mayor parte de las veces se reciben materiales con mayor humedad que la van perdiendo conforme pasa el tiempo y dependiendo de su método de almacenamiento la pierden más rápido en unos que en otros.

Volumen

Éste es el factor mas importante que desde hace muchos años ha afectado las mediciones de los inventarios pero gracias a la evolución de la tecnología se ha eliminado casi por completo la incertidumbre que este puede arrojar.  

Los métodos tradicionales como la cinta métrica, el distanciómetro o estación total son precisos midiendo puntualmente pero debido a las formas orgánicas en cómo se acomoda el material, la información no es suficiente.  

Soluciones como el escaneo laser 3D capturan miles o millones de mediciones produciendo una nube de puntos que representa fielmente las formas complejas del material.

ya que se tendrían que realizar miles de mediciones que a su vez formen una nube de puntos para representar esas formas y obtener un cálculo preciso de los volúmenes.  

Compactación del material

La compactación este factor se refiere ah el nivel o la relación de vacíos existente en los diferentes niveles del material medidos desde su piso hasta la parte superior siendo de manera proporcional a la columna de material que tienen encima, es decir, el material de abajo tiene una menor relación de vacíos qué el de arriba ya que la columna de material es mayor y compacta más el material lo que provoca una variación de volumen y de espacio de aire en los diferentes niveles

Recuerda tomar en cuenta estos factores el próximo mes que vayas a medir tus inventarios y lo mas importante, se consistente y sistemático en tus mediciones y veras que cada vez que cubiques,  tus desviaciones se irán disminuyendo reflejando estados financieros mas realistas.

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